Come scrivere un report di evento

Video: COME FARE UN REPORT: Utilizza Questo Tool per Automatizzarli

Contenuto

Passi
Parte 1 di 3: struttura il tuo rapporto sull'evento
Parte 2 di 3: trova il materiale giusto per il tuo rapporto
Parte 3 di 3: Tocchi finali per scrivere un rapporto sull'evento
Consigli
Di che cosa hai bisogno

Forse hai bisogno di scrivere un rapporto sull'evento e determinare quanto successo ha avuto e confrontare i risultati con gli obiettivi. Questo è importante affinché le persone o le aziende che ospitano l'evento possano capire se devono cambiare qualcosa. Ci sono modi in cui puoi rendere più efficace il tuo rapporto sull'evento. Questo è importante se hai intenzione di organizzare qualsiasi altro evento!

Passi

Parte 1 di 3: struttura il tuo rapporto sull'evento

1 Determina lo stile e il formato della tua presentazione per un pubblico specifico. I report degli eventi possono essere uniti, pinzati, inviati tramite e-mail in formato PDF, eseguiti utilizzando una presentazione PowerPoint e altro ancora.
- Assicurati di strutturare il rapporto dell'evento per sezione. Dovresti confrontare i risultati dell'evento con gli obiettivi che ti sei prefissato. Riassumere i principali risultati dell'evento.
- Personalizza il report dell'evento in base alle esigenze e agli interessi di ogni sponsor e pubblico. Considera gli obiettivi degli sponsor. In una certa misura, gli sponsor sono il pubblico chiave per il report del tuo evento. Vogliono sapere se valeva la pena sponsorizzare il tuo evento. Quindi non dimenticare di considerare ciò che vogliono sapere e quali aspetti sono veramente importanti per loro.
- Preparare anche il report dell'evento per soddisfare i requisiti specifici dell'evento e l'unicità dello sponsor. Non dovresti scrivere un rapporto standard e tipico.Vale la pena considerare che la sua segnalazione sarà portata anche all'attenzione del management e dei responsabili finanziari della società.
2 Organizza il processo in modo da registrare le informazioni di cui hai bisogno durante l'evento. Non fare affidamento solo sulla tua memoria.
- Annotare le informazioni prima, durante e dopo l'evento ti permetterà di creare un report più dettagliato e quindi più efficace. Ti aiuterà anche a presentare le informazioni in ordine cronologico.
- Garantire la raccolta continua dei dati, reclutare più persone se necessario (compresi i potenziali stagisti) per questo scopo. Ancora più importante, non è necessario attendere la fine dell'evento per creare un report.
3 Riduci il rapporto ai punti chiave. Il problema con alcuni rapporti sugli eventi è che elencano semplicemente l'ordine dell'evento o si concentrano sulle offerte promozionali. Non farlo. Invece, enfatizza i punti chiave in modo chiaro e analitico.
- Seleziona alcuni degli eventi dell'evento per una ripartizione dettagliata. Pensa a quali tre eventi sono andati meglio e quali tre sono stati i più inaspettati.
- Non sovraccaricare la tua relazione con dettagli inutili come un menu per il pranzo o una presentazione dettagliata dell'oratore principale. Dovresti evidenziare ciò che conta davvero.

Parte 2 di 3: trova il materiale giusto per il tuo rapporto

1 Scrivi una sintesi del progetto. La relazione sull'attività dovrebbe contenere una sintesi del progetto, che è una versione abbreviata della relazione completa più dettagliata. Prendi questo curriculum come un'introduzione.
- È possibile creare due report: un riepilogo del progetto progettato per le persone interessate ai risultati dell'evento e un report completo più dettagliato per coloro che desiderano sponsorizzare o organizzare un evento.
- Nella sintesi del progetto, dovresti concentrarti sui punti chiave e sui risultati. Il sommario del progetto dovrebbe essere breve - una o due pagine. Dovrebbe riassumere i dettagli chiave dell'evento e includere una breve interpretazione dei dati.
2 Includi materiale illustrativo nel resoconto dell'evento. È molto più efficace presentare al pubblico un grafico che riflette le informazioni statistiche, piuttosto che annoiare il pubblico con innumerevoli numeri e date.
- Se l'evento ha coinvolto un nuovo prodotto, puoi allegarne una foto. Le foto dell'evento stesso aiuteranno a illustrare il resoconto dell'evento. Prova a pubblicare annunci di sponsor sul tuo sito per supportare la tua segnalazione. Ancora una volta, niente di tutto questo può aspettare fino alla fine dell'evento.
- Sarà bene includere campioni, riproduzioni e altri esempi per il sito. Segnala il numero di persone che hanno ricevuto coupon dagli sponsor e così via. Offrire copertura dell'evento sia on-site che off-site sulla stampa, per il pubblico, per gli sponsor.
3 Documentare qualsiasi copertura stampa o pubblicità. Dovresti valutare ciò che è stato trattato dalla stampa rispetto agli obiettivi che ti sei prefissato.
- Concentrati su annunci stampati e articoli che presentano nomi e annunci di sponsor, oltre a raccogliere numeri e classifiche degli annunci.
- Documenta pubblicità TV, annunci pubblici, valutazioni e menzioni di notizie.
- Non dimenticare di prestare attenzione alle informazioni alla radio, all'annuncio dei listini prezzi, al valore della pubblicità e della promozione, ai rapporti di audit e altro ancora.
4 Assicurati di includere una menzione dello scopo dell'evento nel tuo rapporto. È molto importante correlare gli obiettivi dell'evento con il risultato, quindi non dimenticare di menzionare quali erano la missione e gli obiettivi del progetto.
- È inoltre possibile includere il programma dell'evento. Dovresti anche menzionare i principali partecipanti all'evento. Non dimenticare la brevità.
- Trascorri la maggior parte del tuo tempo elencando e discutendo i risultati chiave dell'evento e confrontandoli con gli obiettivi elencati.Sii realistico ed evita di sorvolare su aspetti che non hanno avuto molto successo.
5 Includere le informazioni sui finanziamenti nel report dell'evento. È importante fornire una discussione dettagliata del budget per l'evento e quanto è stato effettivamente speso (o potenzialmente investito). Assicurati di confrontare i costi potenziali con quelli reali e mostra cosa è andato bene e cosa necessita di ulteriore lavoro.
- Dovresti coprire tutti i costi, comprese le attività di marketing e promozionali, la retribuzione dei dipendenti e i costi di sponsorizzazione. È importante sviluppare un budget dettagliato. I manager finanziari e il senior management vorranno vedere i fatti che supportano i risultati.
- Includi calcoli sul reddito netto come commissioni, sponsorizzazioni e campioni. Ma non dimenticare che stai confrontando i guadagni con i guadagni previsti. Rispetto a cosa? Buona domanda.
6 Includere statistiche significative per il lettore. Non creare un rapporto che elenchi solo le informazioni che ti fanno sentire bene. Deve essere indicato anche il numero di visitatori. È una buona idea fornire dati misurabili.
- Altre statistiche rilevanti sono le vendite totali e i visitatori. Questo tipo di dati aggiunge credibilità al tuo rapporto sull'evento. Inserisci le tue informazioni sul visitatore. Includi dati demografici, numeri di visite e ricerche pubbliche (come le abitudini di acquisto).
- Segnala il numero di persone che hanno risposto alle campagne di sponsorizzazione e alle donazioni a enti di beneficenza. Documentare l'impatto economico e la partecipazione dei dipendenti.
7 Supporta i dati con un elemento di qualità. Il tuo rapporto dovrebbe includere informazioni statistiche, ma hai anche bisogno del contributo delle persone per fornire un feedback di qualità.
- Raccogli feedback dai partecipanti e dai membri del team in modo che i dati relativi al successo e al fallimento dell'evento non provengano esclusivamente dall'autore del rapporto. In questo modo, il tuo rapporto apparirà più credibile.
- Considera di includere la ricerca indipendente. La valutazione della copertura stampa è un esempio di dove si può fare ricerca indipendente.
- Valutare il luogo e l'impostazione. Dovresti prenderti del tempo per valutare il luogo e l'ambiente dal punto di vista degli altri. Discuti su come è stato utilizzato lo spazio durante la conferenza, l'evento e così via.

Parte 3 di 3: Tocchi finali per scrivere un rapporto sull'evento

1 Prepara il tuo rapporto in tempo. Prova a fare e pubblicare un report subito dopo l'evento. Non dimenticare di segnare questo evento sul tuo calendario. Alcuni pensano che il report debba essere pubblicato entro un mese dall'evento, ma altri sostengono che è meglio farlo in pochi giorni.
- Ogni volta che c'è una scadenza, dovresti fare il tuo rapporto in tempo. Forse stai scrivendo un rapporto per qualche agenzia che un cliente ha ordinato. Presta attenzione a tutti i requisiti.
- Ciò che conta è che il tuo pubblico si aspetterà un rapporto approfondito e tempestivo. Quindi prenditi il tempo per farlo bene, ma non ritardare il processo.
2 Correggi il tuo rapporto. Assicurati che il tuo resoconto dell'evento sia ben scritto e privo di errori di ortografia o punteggiatura.
- Assicurati che il tuo rapporto sia sufficientemente approfondito. Prendi nota di una buona regola empirica: "mostra, non parlare". Ciò significa che è un'ottima idea fornire esempi specifici per supportare i punti più generali delineati nel rapporto.
- Non dimenticare il tuo pubblico e assicurati che ciò che scrivi suoni formale e professionale. Un rapporto di evento non è un documento di routine; è un documento importante per determinare se l'attività vale le risorse spese per essa, quindi il rapporto dovrebbe sembrare convincente.

Consigli

Scatta più foto di quanto pensi sarà necessario.Mentre scrivi la tua relazione, apprezzerai l'utilità di questo consiglio.
Quando raccogli feedback dagli host e dalle persone che hanno pianificato l'evento, non dovresti farlo subito. Rimarranno in vigore anche dopo la fine dell'evento, dovresti prima chiedere alle persone della folla; saranno i primi a lasciare l'evento. Inoltre, non disturbare il presentatore se è impegnato con qualcos'altro, lo troverai più tardi e potrai chiedere di tutto.
Quando raccogli feedback, conduci una conversazione e fai domande in modo naturale, quindi il tuo interlocutore dirà sinceramente cosa pensa dell'evento.
Raccogli più recensioni di quante pensi di aver bisogno. Ne sarai felice più tardi.
Le buone foto mostrano ciò che stava accadendo all'evento e le reazioni delle persone.
Prova a scattare foto dell'intera immagine, comprese le persone e il presentatore in una foto, per trasmettere al lettore quanto sia stato grande l'evento.