Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 9: Sviluppa un'Agenda
• Metodo 2 di 9: inviare inviti
• Metodo 3 di 9: preparare il luogo della riunione
• Metodo 4 di 9: Fornire gli strumenti necessari per l'incontro
• Metodo 5 di 9: Preparare un questionario o un questionario
• Metodo 6 di 9: inviare un promemoria della riunione
• Metodo 7 di 9: inizia la riunione proprio nei tempi previsti
• Metodo 8 di 9: attenersi all'argomento della riunione
• Metodo 9 di 9: rispondi a quante più domande possibile

Chiunque faccia da mediatore o organizzi un incontro trarrà vantaggio da questi suggerimenti. Le responsabilità dell'organizzatore includono invitare i partecipanti e fornire loro tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare nel modo più efficiente possibile.L'ospite è anche responsabile dello svolgimento della riunione stessa. Dovrebbe garantire la massima concentrazione sull'argomento della riunione, evitando che i partecipanti diventino personali e discutano le regole della riunione. Questo materiale faciliterà l'organizzazione e lo svolgimento dell'incontro in modo che sia un successo.

Passi

Metodo 1 di 9: Sviluppa un'Agenda

1. 1 Specificare l'ora di inizio e di fine della riunione e i limiti di tempo per la discussione di ciascun problema. I partecipanti alla riunione lo prenderanno come una cortesia da parte tua.
2. 2 Chiedi alle persone della tua organizzazione o alla persona che convoca la riunione quali argomenti devono essere inclusi nell'agenda e chiedi anche una breve descrizione di ogni problema.

Metodo 2 di 9: inviare inviti

1. 1 Il modo migliore per inviare gli inviti è tramite e-mail, soprattutto se i dipendenti dispongono di un programma che combina le funzioni di posta elettronica con un calendario e promemoria.
2. 2 Specificare una scadenza per la prenotazione dei posti. Ciò ti consentirà di preparare la quantità richiesta di risorse in modo da non interrompere la riunione per preparare i materiali mancanti.

Metodo 3 di 9: preparare il luogo della riunione

1. 1 Per una riunione senza intoppi, è necessario preparare adeguatamente la stanza. Quando si affitta uno spazio che viene spesso utilizzato per riunioni (ad esempio, in una camera d'albergo o in un servizio dedicato), è possibile contare sul personale locale per conoscere e conoscere le sfumature della preparazione dello spazio.
   • Posizionamento delle lezioni - le sedie sono allineate in modo tale che il docente sia al centro dell'attenzione. Tale posizionamento è particolarmente efficace se lo scopo principale è comunicare alcune informazioni.
   • Allestimento teatrale - nella parte anteriore della sala è installato un presidio (un tavolo al quale siedono relatori ed esperti). La disposizione delle sedie degli altri partecipanti ricorda un'aula magna.
   • Layout della scuola: i tavoli sono posizionati davanti alle file di sedie per consentire ai partecipanti alla riunione di prendere appunti mentre parlano. Il focus è sull'altoparlante.
   • Tavola rotonda. Scegli questa disposizione se i partecipanti devono agire come squadre separate e stimolare lo scambio di idee tra gruppi o singoli partecipanti.
   • Prepara un tavolo a forma di U. Questo è uno stile da sala riunioni che consente ai partecipanti di vedersi e interagire secondo necessità.
   • Se stai pianificando una riunione aperta che prevede la comunicazione con il pubblico, posiziona le sedie in cerchio con l'oratore al centro.

Metodo 4 di 9: Fornire gli strumenti necessari per l'incontro

1. 1 Una preparazione completa per la riunione include un set di penne, quaderni, ausili per il lavoro, dispense e qualsiasi altra cosa di cui potresti aver bisogno durante la riunione.
2. 2 Riserva uno spazio per le domande. Può essere un poster o una lavagna su cui i partecipanti possono scrivere le loro domande o allegarle utilizzando adesivi di carta. I partecipanti alla riunione sapranno che in un determinato momento riceveranno una risposta alle loro domande e la riunione si svolgerà in modo più fluido.
3. 3 Prepara bevande e snack per i partecipanti alla lunga riunione. Per brevi incontri è sufficiente mettere su ogni tavolo bottigliette d'acqua e una ciotola di dolci.

Metodo 5 di 9: Preparare un questionario o un questionario

1. 1 I partecipanti all'incontro possono valutarne la qualità subito dopo l'incontro, oppure compilare un questionario e inviarlo via e-mail in 1-2 giorni.
2. 2 Schede di valutazione e questionari consentono di determinare come l'incontro è stato percepito dai suoi partecipanti.

Metodo 6 di 9: inviare un promemoria della riunione

1. 1 I promemoria vengono inviati l'ultimo giorno di registrazione dei partecipanti o 1-2 giorni prima.
2. 2 Chiedi di segnalare se qualcuno ha cambiato programma ed è costretto a ritirarsi dalla partecipazione.

Metodo 7 di 9: inizia la riunione proprio nei tempi previsti

1. 1 I ritardatari a una riunione sono in grado di "recuperare", ma far aspettare gli altri è considerato scortese.
2. 2 All'inizio della riunione, fai annunci organizzativi inclusi gli orari di pausa e pranzo, l'ubicazione dei servizi igienici e dove e come i partecipanti alla riunione possono porre domande.

Metodo 8 di 9: attenersi all'argomento della riunione

1. 1 L'organizzatore della riunione dovrebbe guidare i partecipanti all'argomento della riunione. Consentirti di uscire su argomenti correlati rischia di interrompere il tuo programma di lavoro.
2. 2 Attenersi alla pausa designata e agli orari del pranzo.

Metodo 9 di 9: rispondi a quante più domande possibile

1. 1 Raccogliere le domande dei partecipanti alla riunione. Concedi alle risposte un tempo sufficiente per soddisfare l'interesse del maggior numero possibile di persone.
2. 2 Dopo la riunione, resta a portata di mano in modo da poter essere avvicinato dai partecipanti alla riunione che sono imbarazzati a parlare di fronte ad altre persone o da coloro che hanno problemi specifici che richiedono una discussione faccia a faccia.
3. 3 Ricordare ai partecipanti alla riunione di completare il questionario o la lista di controllo e ringraziarli per aver partecipato alla riunione.