Come creare una routine per smettere di perdere tempo

Video: Minimalismo Digitale | COME SMETTERE DI PERDERE TEMPO SUI SOCIAL ed essere Più PRODUTTIVI

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Passi
Metodo 1 di 3: utilizzare un elenco
Metodo 2 di 3: utilizzare un grafico
Metodo 3 di 3: Elimina le distrazioni
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Potresti essere uno studente a tempo pieno che cerca di migliorare nella gestione del proprio tempo, o potresti essere un datore di lavoro che cerca di trovare una via d'uscita in modo che i suoi dipendenti smettano di perdere tempo. Qualunque sia il tuo ruolo, probabilmente sei concentrato su come creare una routine quotidiana che ti permetta di smettere di perdere tempo e sfruttare al meglio la tua giornata. Possono essere utili strategie organizzative come elenchi e orari, nonché misure per ridurre le distrazioni che consumano tempo prezioso.

Passi

Metodo 1 di 3: utilizzare un elenco

1 Elenca gli edifici della giornata. Prendi un pezzo di carta e una penna. Pensa ai compiti che intendi svolgere quel giorno o alle responsabilità della giornata e scrivili tutti su carta. L'elenco può essere simile a uno dei seguenti: "Shopping, lavanderia, pulizia, compiti" o "Report per i clienti, controllo della posta e invio di lettere, riunione, lavoro con i documenti".
- Aggiungi all'elenco tutte le attività che ti vengono in mente, da piccole a grandi. È necessario ricordare tutti gli impegni e le attività della giornata per essere sicuri di inserirli nell'elenco delle priorità.
2 Dai priorità ai compiti. Un modo per lavorare in modo efficace consiste nel concentrarsi prima sulle attività con priorità più alta e poi spostarsi in basso nell'elenco fino alle attività con priorità più bassa. Questa è chiamata la regola 80/20, in cui le attività che forniscono il maggior beneficio dovrebbero richiedere l'80% del tuo tempo e le attività che forniscono il minor beneficio dovrebbero occupare il 20%.
- Scorri l'elenco e assegna a ciascun compito un numero che corrisponderà alla sua importanza. Quindi disponili in modo che l'elenco inizi con le attività con la priorità più alta e più utili e termini con quelle meno prioritarie e redditizie.
3 Raggruppare le attività correlate. Dopo aver creato e dato la priorità al tuo elenco di attività, devi raggruppare le piccole attività in gruppi in modo che formino un unico processo. Ad esempio, puoi raggruppare attività come rispondere alle e-mail e chiamare i clienti in un gruppo, dedicare loro un'ora e chiamarli "parlare con i clienti". Quindi puoi lavorare facilmente e con calma su ciascun compito nel lasso di tempo assegnato.
- Prova a raggruppare tutte le attività in questo modo in modo da non dover passare a processi diversi e perdere tempo a capire su quale attività lavorare dopo. Raggruppare le attività correlate può aiutarti a organizzare il tuo tempo in modo più efficiente e ridurre il livello di stress mentre lavori sulle attività dall'elenco.
4 Concediti meno tempo per ogni compito. Secondo la legge di Parkinson, concedere meno tempo per completare un'attività riduce la quantità di tempo necessaria per completare l'attività. Invece di mettere da parte del tempo libero, limita la quantità di tempo che metti da parte per ogni attività in modo da doverla portare a termine più velocemente. Puoi farlo lentamente, riducendo gradualmente la quantità di tempo che dedichi a ogni attività fino a raggiungere quella media aurea in cui non senti molta pressione e fretta, ma non hai tempo per procrastinare o perdere tempo.
- Ad un certo punto, svilupperai un buon senso della gestione del tempo, soprattutto se devi dedicare solo una quantità limitata di tempo a ciascuna attività. Questo può essere molto utile se tendi ad avere la stessa routine o un elenco simile di attività ogni giorno.
5 Premiati dopo aver completato tutte le attività nell'elenco. Dopo aver incrociato tutti i compiti della lista, di solito alla fine della giornata, dovresti farti un piccolo complimento e coccole. Può essere una cena deliziosa, un bicchiere di vino o un momento di svago in cui puoi fare qualcosa di divertente e piacevole. Una piccola ricompensa servirà come incentivo per completare tutte le attività della giornata.
- Puoi determinare quale sarà la tua ricompensa anche prima di iniziare la giornata in modo da poter utilizzare la ricompensa come motivazione per completare le attività. Ad esempio, diciamo che devi prepararti per un esame e hai in programma di cenare con gli amici. Usa i tuoi programmi per la sera come una scusa per continuare a imparare e completare i compiti durante il giorno in modo da non dover saltare la cena più tardi.

Metodo 2 di 3: utilizzare un grafico

1 Fai un programma per ogni ora della tua giornata. Prendi un pezzo di carta o usa il calendario del tuo computer per creare celle per ogni ora della tua giornata lavorativa o ogni ora di veglia. Può essere dalle nove alle cinque o dalle dieci alle sette. Sebbene non sia necessario compilare ogni periodo di tempo fino al minuto, sarebbe utile assicurarsi che ogni ora della giornata venga presa in considerazione nel programma.
- Inizia a riempire ogni ora con i compiti che devi completare. Puoi iniziare con le attività più importanti e passare a quelle meno importanti. Inoltre, se ti consideri una persona mattiniera, prova a dedicare la prima metà della giornata a compiti più difficili. Ma se sai di avere un secondo vento dopo pranzo, puoi mettere da parte compiti importanti per quest'ora del giorno. Prova a progettare il tuo programma in base alle tue esigenze e abitudini di lavoro. Questo ti preparerà per il successo e renderà il tuo programma più efficiente.
- Puoi creare un modello per il tuo programma su una lavagna o un calendario in modo da poterlo aggiornare ogni giorno in base ai tuoi compiti per un giorno specifico.
2 Fai una pausa di dieci minuti ogni ora o due. Può essere difficile concentrarsi su un compito o su un gruppo di compiti per più di due ore. Assicurati di programmare una pausa di dieci minuti ogni ora o due in modo da non sentirti stressato o sopraffatto dal lavoro. Durante questa mini-pausa, puoi uscire dal tuo posto di lavoro e passeggiare per l'ufficio o chattare con un collega nella cucina dell'ufficio. Puoi farti una tazza di caffè o fare una breve passeggiata all'aria aperta. Cerca di attenersi a 10 minuti per stare al passo con il tuo programma.
- Puoi anche fare 10 respiri lunghi, lenti e profondi ogni ora per rinfrescare la mente e fare una breve pausa. Questo può aiutarti ad avere una nuova prospettiva sull'attività che stai svolgendo o che stai per completare e ti assicura di non dimenticarti di te stesso nonostante una giornata impegnativa.
3 Prova a completare l'attività correttamente la prima volta. Invece di affrettarti e cercare di portare a termine tutte le attività il più rapidamente possibile, prenditi il tempo necessario per portare a termine ogni attività correttamente la prima volta. Correre attraverso la posta può trascinare il tuo scambio di email, specialmente se stai inviando messaggi incomprensibili o oscuri al cliente. Rallenta e prenditi abbastanza tempo per comporre e-mail chiare o rileggere attentamente le note di studio. Farlo bene la prima volta ti farà risparmiare un sacco di tempo sprecato a lungo termine.
4 Chiedi a un amico o a un collega di controllare di tanto in tanto i tuoi progressi in modo da rimanere in pista. A volte abbiamo bisogno del supporto degli altri per rimanere concentrati sul compito da svolgere. Chiedi a un amico intimo, un genitore, un collega, un fratello o una sorella di controllarti ogni due ore per assicurarti di essere nei tempi previsti.
- Il tuo compagno può portarti una tazza di caffè o tirarti su di morale con belle parole in modo che tu possa distrarti, ridere o sorridere e tornare alle tue attività quotidiane. Anche se potresti essere occupato, un paio di minuti con un amico ti tireranno su di morale e ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo più efficace.

Metodo 3 di 3: Elimina le distrazioni

1 Non devi controllare costantemente la tua posta. Questo può creare uno schema start-stop-start nella tua giornata lavorativa e portare a perdite di tempo. Cerca di non aprire la posta durante il giorno, soprattutto se devi concentrarti su un'altra attività. Metti da parte tre fasce orarie per controllare la tua posta nel tuo programma: la mattina presto, subito dopo pranzo e verso la fine della giornata. Questo ti impedirà di essere distratto dal flusso continuo di e-mail durante il giorno e ti garantirà tempo dedicato per lavorare con le e-mail.
- Gli stessi principi possono essere applicati ad altri mezzi di comunicazione, come posta vocale, messaggi di testo e telefonate. Cerca di non restare sempre in giro con il telefono, a meno che, ovviamente, non ti aspetti un messaggio di testo o una telefonata importante. Ciò contribuirà a limitare le interruzioni nel flusso di lavoro e a rispettare i tempi previsti.
2 Disattiva l'audio del telefono e spegni Internet. Se possibile, scegli almeno un'ora della tua giornata lavorativa in cui puoi disattivare l'audio del telefono e disattivare la connessione Internet. Ciò ti consentirà di concentrarti sul lavoro che richiede concentrazione completa e assenza di distrazioni come il telefono o Internet.
- L'eliminazione di questi fattori, che possono facilmente distrarti, sarà particolarmente utile quando lavori a un progetto scolastico o a una relazione di grandi dimensioni. Scollega il telefono in modo da non avere motivo di controllarlo ogni cinque minuti o di lasciarti trasportare dalle notizie sui social network.
3 Avvisa gli altri di non distrarti. Cerca di non incoraggiare gli altri a distrarti e di non distrarre te stesso. Basta far loro sapere che stai lavorando. Puoi chiudere la porta o mettere un segnale di occupato.Puoi anche inviare un'e-mail al tuo ufficio per ricordarti che un certo periodo di tempo in ufficio è un orario di lavoro tranquillo.
4 Cerca di non deviare dalla tua routine. Una volta che hai messo insieme una lista di lavoro o un programma e ti sei protetto dalle distrazioni, usa la tua forza di volontà e concentrazione per attenerti alla tua routine. La maggior parte delle persone comprende la differenza tra tempo ben speso e tempo sprecato, quindi cerca di non cadere nella trappola del tempo sprecato. Costruisci sul tuo programma e alla fine della giornata puoi goderti un senso di realizzazione e tempo ben speso.