Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 3: Preparazione per l'incontro
• Metodo 2 di 3: Durante la riunione
• Metodo 3 di 3: Dopo la riunione
• Consigli
• Avvertenze
• Di che cosa hai bisogno

In qualità di segretario aziendale o segretario del consiglio di amministrazione, o forse di un piccolo imprenditore, c'è la possibilità che ti trovi di fronte alla necessità di tenere verbali delle riunioni aziendali. Questo compito è molto importante, perché non è solo un obbligo di legge, soprattutto per le organizzazioni senza scopo di lucro: questi protocolli fanno parte degli atti ufficiali dell'azienda, della sua storia. I protocolli possono essere eseguiti abbastanza facilmente se vengono seguite determinate regole e formati.

Passi

Metodo 1 di 3: Preparazione per l'incontro

1. 1 Inviare un avviso della riunione con la data, l'ora, il luogo e lo scopo della riunione in anticipo (con diverse settimane di anticipo) a chiunque sia previsto la partecipazione.
2. 2 Preparare un pacchetto speciale per ogni membro del consiglio, che include: avviso di riunione, verbale di riunione precedente, elenco di entrambe le informazioni di contatto e ciò che verrà presentato durante la riunione (es. analisi e relazioni di bilancio). Se le informazioni sono riservate, trasferiscile solo se emergono, dopo che i dipendenti (in alcuni casi) e gli ospiti hanno lasciato i locali.
3. 3 Assicurati di avere a portata di mano l'apparecchiatura di registrazione con cui ti senti più a tuo agio, come ad esempio: blocco note, cartella, laptop o registratore vocale.
4. 4 Il giorno dell'incontro, assicurati che tutti i partecipanti dispongano di materiale per scrivere, badge (se necessario) e rinfreschi.

Metodo 2 di 3: Durante la riunione

1. 1 Prendere nota delle seguenti informazioni:
   • Nome dell'organizzazione e tipo di riunione.
   • La notifica della riunione è stata inviata e, in caso affermativo, quando.
   • Data dell'incontro e luogo in cui si è svolto.
   • L'ora in cui è iniziata la riunione.
2. 2 Annotare il motivo dell'incontro, ad esempio: riunione trimestrale del consiglio o elezione annuale dei dirigenti.
3. 3 Dovrebbe essere elencato:
   • I membri del consiglio di amministrazione, i funzionari e i dipendenti presenti alla riunione e le loro responsabilità.
   • Quelli che sono assenti.
   • Ospiti presenti, da chi sono stati invitati e le ragioni per cui hanno partecipato all'evento.
   • Il nome e la qualifica del presidente della riunione.
   • La persona che redige il verbale della riunione.
4. 4 Indicare il numero di membri richiesto per il quorum e se questo numero è stato raggiunto.
5. 5 Registrare i risultati della votazione per accettare, rivedere o ritirare dal verbale dell'ultima riunione.
6. 6 Modificare i protocolli precedenti secondo necessità.
7. 7 Dai voce alle domande effettive del protocollo precedente e registra il corso della loro discussione, i risultati della votazione o il risultato complessivo.
8. 8 Registrare qualsiasi altro voto, ad esempio l'elezione di funzionari, e il numero di voti favorevoli, contrari o astenuti. Fatta eccezione per coloro che si sono astenuti, non è necessario scrivere i nomi delle persone e come hanno votato. Indicare il motivo dell'eventuale rifiuto di votare e se qualcuno ha lasciato l'aula durante questa votazione.
9. 9 Elenca gli elementi dell'agenda e lascia uno spazio tra di loro per scrivere note.
10. 10 Prendere nota della discussione sui punti all'ordine del giorno e di quanto detto e da chi.
11. 11 Elenca tutti i temi di attualità che sono stati discussi durante la riunione, nonché le persone che dovranno parlare alla riunione successiva.
12. 12 Annotare eventuali discussioni su punti non all'ordine del giorno e chi le ha poste, nonché l'esito di tali discussioni.
13. 13 Indicare l'esito di quelle decisioni che sono state proposte per il riesame, l'aggiornamento o la votazione. La stessa decisione ufficiale sarà presentata come documento separato.
14. 14 Indicare la data e l'ora del prossimo incontro.
15. 15 Si segnala che la seduta è stata dichiarata chiusa con decisione a maggioranza o decisione unanime. Indicare l'ora di fine della riunione.

Metodo 3 di 3: Dopo la riunione

1. 1 Completa il protocollo nel modo più completo possibile e fallo il prima possibile.
2. 2 Evidenziare in grassetto i risultati delle votazioni, gli argomenti all'ordine del giorno e le decisioni prese.
3. 3 Distribuire copie dei verbali a tutti i partecipanti alla riunione il prima possibile per ottenere il loro feedback sul contenuto. Se non sono state proposte modifiche, formalizzare i verbali e poi riporli in un'apposita cartella per le riunioni aziendali. Distribuire copie della versione finale del verbale a tutti i partecipanti alla riunione ea coloro che erano assenti.

Consigli

• Se non capisci qualcosa, poni immediatamente le domande appropriate in modo che la discussione venga registrata correttamente. Per chiedere qualsiasi chiarimento, non devi aspettare di aver redatto completamente il protocollo.
• Le decisioni prese ei risultati delle votazioni devono essere indicati nel verbale, ma anche le loro copie devono essere conservate in una cartella separata in luogo protetto dal fuoco, dall'acqua e da altri fattori. Anche le copie elettroniche devono essere conservate con questa cartella.
• Non cercare di annotare ogni parola durante l'incontro: scrivi in ​​termini generali ciò che è stato detto. Puoi rivelare in modo più completo il corso della discussione dopo aver finito di compilare i verbali.
• Le politiche della tua azienda potrebbero vietare l'uso delle comunicazioni elettroniche. Ora questo è abbastanza raro: tutto dipende dal momento in cui sono state scritte le regole e se sono state riviste nel corso degli anni. Pertanto, prima di comunicare con i partecipanti alla riunione in questo modo, assicurati di non rompere nulla. Puoi anche suggerire modifiche a questo tipo di regole se sono irrimediabilmente obsolete.

Avvertenze

• Prestare attenzione quando si invia una bozza del verbale ai partecipanti alla riunione per la revisione e la revisione, poiché ciò offre loro l'opportunità di modificare ciò che hanno detto. Quando il protocollo sarà completamente terminato, assicurati che tutti siano a conoscenza di eventuali modifiche ad esso apportate: in questo modo le informazioni verranno interpretate correttamente e nessuno sarà tratto in inganno.

Di che cosa hai bisogno

• cartelle
• Forniture per la registrazione (blocchi per appunti, matita o penna, laptop o registratore vocale)
• Distintivi, se necessario
• Pacchetti contenenti tutte le informazioni necessarie per l'incontro
• Blocchi per appunti e penne/matite per i partecipanti alla riunione
• Bevande fredde